POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous accordons beaucoup d’importance à la protection de vos données à caractère personnel. Nous avons développé cette politique pour vous informer sur les conditions dans lesquelles nous collectons, traitons, utilisons et protégeons vos données à caractère personnel.

Veuillez lire attentivement notre politique de protection des données à caractère personnel afin de savoir quelles catégories de données à caractère personnel font l’objet d’une collecte et d’un traitement par Circles France, comment nous utilisons ces données, et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette politique décrit également les mesures que nous prenons afin d’assurer la sécurité de vos données à caractère personnel, quels sont vos droits et comment vous pouvez nous contacter pour les exercer ou pour nous poser vos éventuelles questions au sujet de vos données à caractère personnel.

Outre la présente Politique de protection des données à caractère personnel, l'utilisation du Site et des services de conciergerie de Circles France nécessite l'acceptation des documents suivants :

  • CGU (Site Internet)

1. DEFINITIONS

« Données à caractère personnel » toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

« Bénéficiaire » personnes désignées par le Client comme bénéficiaire des services de conciergerie Circles.

« Client » personne morale ayant conclu un contrat avec Circles France pour la mise en place et la gestion d’une prestation de conciergerie.

« Partenaires » toute personne physique ou morale indépendante sélectionnée par Circles France afin de réaliser certains services proposés dans le cadre d’une prestation de conciergerie.

« nous » ou « notre » CIRCLES France S.A.S. (ci-après « Circles »), domiciliée 19-21 rue du Dôme – 92100 Boulogne-Billancourt, représentée par Didier Sandoz.

« vous » tout utilisateur du Site et, notamment mais sans s’y limiter, les Clients, les Bénéficiaires ou encore les visiteurs du Site.

« Site » site de Circles disponible aux adresses suivantes : https://www.circles.fr (accessible par tous) et https://conciergerie.circles.fr (réservé aux Bénéficiaires).

2. SOURCE DES DONNEES, FINALITES DE TRAITEMENT, BASE JURIDIQUE

Nous sommes susceptibles de collecter vos données directement (notamment via les formulaires de collecte disponibles sur le Site) ou indirectement (informations transmises par le Client si vous êtes Bénéficiaire).

Vous pouvez trouver ci-après des informations sur les finalités de traitement (pourquoi nous traitons vos données) par catégorie de personnes dont les données sont traitées et sur la base juridique sur laquelle est fondé ce traitement.

Finalités de traitement

Base juridique

Clients et prospects

· Gestion et suivi de la relation client et prospect (rédaction d’offres commerciales, conclusion et suivi de l’exécution du contrat, communication d’informations sur l’évolution des services et offres).

· Communication de renseignements via le Site

· Gestion de vos droits en application de la règlementation relative à la protection des Données à caractère personnel

· Réalisation de statistiques de visite du Site, d’études de marché et amélioration du fonctionnement du Site

· Amélioration de la navigation sur le Site

· Exécution d’une obligation contractuelle de Circles

· Obligations légales en matière de facturation

Bénéficiaires

· Gestion de la relation avec les Bénéficiaires (création de compte membre, commande et règlement des services de conciergerie Circles, réponse aux questions posées ou demandes formulées via les formulaires disponibles sur le Site, mise en relation avec les partenaires de Circles)

· Communication d’informations via la newsletter ou autres supports (notamment par courrier électronique)

· Exécution d’une obligation contractuelle de Circles et votre consentement si vous choisissez de recevoir des informations de notre part

Partenaires

  • Prise de contact et communication d’informations

· Gestion et suivi de la relation avec les Partenaires

· Intérêt légitime de Circles de développer son réseau partenaires

· Exécution d’une obligation contractuelle de Circles

· Obligations légales en matière de facturation

Candidats

· Traitement de votre candidature et conclusion, le cas échéant, d’un contrat de travail avec vous.

· Exécution des obligations pré-contractuelles de Circles en matière de recrutement

Visiteurs

· Amélioration de la navigation sur le Site et réalisation de statistiques de visite du Site

· Intérêt légitime de Circles d’améliorer son Site

Conformément au Code du travail, nous informons les candidats que la procédure de recrutement utilisée par notre société comprend :

- Le recueil du CV et de la lettre de motivation du candidat via les différents canaux de diffusion des offres

- Un premier sourcing téléphonique

- Un ou plusieurs entretiens physiques

- L’envoie d’un dossier de candidature à remplir par le candidat avec des demandes de références

- Une prise de références

3. CATEGORIES DE DONNEES, ET DUREE DE CONSERVATION

Vous pouvez trouver ci-après des informations sur les catégories de données à caractère personnel que nous traitons et la durée de conservation de ces données.

Catégories de données traitées*

Durée de conservation des données

Informations d’identification (Nom, prénom etc.)

Candidats : 2 ans

Prospects : 3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact

Clients, Partenaires et Bénéficiaires : durée du contrat + la durée nécessaire pour répondre à nos obligations légales et réglementaires

Informations relatives à la vie personnelle et familiale (Adresse mail, numéro de téléphone etc.)

Informations relatives à la vie professionnelle (Nom de l’entreprise, adresse mail, numéro de téléphone, CV etc.)

Données techniques (adresse IP, type de navigateur, noms de domaine, heures d’accès, système d’exploitation, les clics et mouvements de la souris, les défilements d’écran).

Pour plus d’information, merci de consulter la Politique de cookies

6 mois

Login

6 mois

* Les catégories de Données à caractère personnel identifiés par un signe (*) dans les formulaires de collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour la prise en compte de la demande formulée (par exemple : demande de communication d’un devis). A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront pas être prises en compte.

4. QUI A ACCES A VOS DONNEES ?

La sécurité et la confidentialité de vos données sont d’une grande importance pour nous. C’est pourquoi nous restreignons l’accès à vos données à caractère personnel uniquement aux membres de notre personnel qui ont besoin d’en connaître afin de traiter votre demande ou vous fournir le service convenu.

Nous sommes toutefois susceptibles de communiquer vos données à caractère personnel à des prestataires de services autorisés de Circles (par exemple : filiales du groupe Sodexo, partenaires, prestataires techniques (hébergement, maintenance), conseils etc.) auxquels nous faisons appel aux fins de la réalisation de nos services.

Nous n’autorisons pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer les données, sauf dans la mesure nécessaire pour exécuter les services pour notre compte ou respecter les obligations légales.

Par ailleurs, nous pouvons partager des données à caractère personnel vous concernant (i) si la loi ou une procédure judiciaire nous impose de le faire, ou (iv) si nous considérons que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée pour prévenir un dommage physique ou une perte financière, ou en lien avec une enquête concernant une activité illicite suspectée ou avérée.

5. VOS DROITS

Conformément à la loi applicable vous disposez de certains droits relatifs au traitement de vos données à caractère personnel.

Droit d’accès

Vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel. Vous pouvez également demander la rectification des données à caractère personnel qui seraient inexactes, ou à ce que les données incomplètes soient complétées.

Vous avez également le droit de connaître les sources de ces données à caractère personnel concernées, et vous êtes autorisé à demander et recevoir les données à caractère personnel qui vous concernent.

Droit de suppression

Votre droit à l’oubli vous autorise à demander la suppression des données à caractère personnel lorsque :

(i) les données ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;

(ii) vous choisissez de retirer votre consentement (dans les cas où votre consentement a été collecté comme base juridique du traitement) ce retrait n’impactant pas la licéité du traitement avant sa mise en œuvre ;

(iii) vous vous opposez au traitement ;

(iv) vos données ont été traitées de manière illicite ;

(v) vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou

(vi) leur suppression est requise pour garantir la conformité à la législation en vigueur.

Droit à la limitation

Vous pouvez également demander la limitation au traitement de vos données à caractère personnel si :

(i) vous contestez l’exactitude de ces données ;

(ii) Circles n’a plus besoin de ces données pour les besoins du traitement ; et

(iii) vous vous êtes opposé(e) au traitement des données mais les motifs légitimes de Sodexo prévalent sur les vôtres.

Droit de vous opposer aux messages de prospection directe

Vous pourrez à tout moment nous demander de ne plus recevoir de publicités ou de prospections en nous contactant directement et gratuitement, ou au moyen du lien de désinscription inclus dans toute prospection que nous serions susceptible de vous adresser par courrier électronique ou en envoyant un email à l’adresse indiquée ci-après. Cette opposition est sans préjudice à la légalité des envois réalisés avant sa mise en œuvre.

Droit à la portabilité

Vous pouvez nous demander de vous fournir vos données à caractère personnel dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou vous pouvez demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement à conditions que :

(i) le traitement soit fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et

(ii) qu’il soit réalisé par des moyens automatisés.

Droit d’émettre des directives anticipées sur le traitement de vos données à caractère personnel après votre décès

En application de la loi française, vous pouvez également définir des directives sur l’exercice de vos droits prévus par cette section après votre mort, (notamment sur leur durée de conservation, leur suppression et/ou leur communication) ainsi que de désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous avez des préoccupations ou des réclamations en ce qui concerne la protection de vos données personnelles vous disposez d’un droit d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés via le lien suivant : www.cnil.fr.

Nous vous prions, cependant, de nous adresser au préalable toute demande en nous contactant à l’adresse indiquée ci-après afin que nous puissions traiter votre demande et trouver une solution amiable.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter en nous écrivant à l’adresse suivante : circles.privacy@sodexo.com en nous indiquant votre nom, prénom et l’objet de votre demande. Nous sommes susceptibles de vous demander des informations supplémentaires afin de vous identifier et être en mesure de traiter votre demande.

6. TRANSFERT DE DONNEES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE ET L’ESPACE ECONOMIQUE EUROPEEN

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers notre prestataire établi aux Etats Unis à des fins de gestion marketing. Ce prestataire offre un niveau de protection adéquat au sens de la règlementation européenne en matière de protection des données à caractère personnel, ayant adhéré au Privacy Shield.

7. POLITIQUE DE GESTION DE COOKIES

Sur ce Site, nous utilisons des cookies, pour améliorer la performance de notre Site et vous offrir une meilleure expérience de navigation.

7.1. QU'EST-CE QU’UN COOKIE ?

Un cookie est un petit fichier d’information envoyé sur votre navigateur et enregistré au sein de votre terminal (ex : ordinateur, smartphone). Les cookies ne sont pas utilisés pour déterminer l’identité d’une personne qui ne fait que visiter notre Site. Nous y avons recours pour suivre les tendances de trafic afin de déterminer la localisation et la langue de préférence d’un utilisateur de manière à l’orienter vers la page d’accueil du pays adéquat lorsqu’il visite notre Site. Ces cookies sont appelés des cookies internes.

7.2. COMMENT POUVEZ-VOUS DÉSACTIVER LES COOKIES ?

Sachez toutefois que si vous désactivez les « cookies » sur votre navigateur, vous ne pourrez pas profiter pleinement sur notre Site. À titre d’exemple, vous ne pourrez pas bénéficier de la connexion automatique et d’autres fonctionnalités de personnalisation de notre Site.

Si vous ne souhaitez pas recevoir un cookie provenant de notre Site, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple refuser de les recevoir ou désactiver ceux qui auraient été installés directement sur votre terminal. Vous pouvez choisir, à tout moment, d’exprimer et de modifier vos souhaits en matière de cookies, par les moyens décrits ci-dessous.

En effet, si la plupart des navigateurs sont configurés par défaut et acceptent l’installation de cookies, vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, de choisir d’accepter tous les cookies, ou de refuser de les recevoir systématiquement.

Vous pouvez également configurer votre navigateur de sorte qu’il accepte ou désactive les cookies avant leur installation au cas par cas. Vous pouvez également supprimer régulièrement les cookies de votre terminal via votre navigateur. Sachez toutefois que si vous désactivez les cookies sur votre navigateur, vous ne pourrez pas profiter pleinement de notre Site. À titre d’exemple, vous ne pourrez pas bénéficier de la connexion automatique et d’autres fonctionnalités de personnalisation de notre Site.

Il convient de noter que vous ne devez pas oublier de configurer tous les navigateurs de vos différents terminaux (tablettes, smartphones, ordinateurs).

Concernant la gestion des cookies et des options, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’Aide du navigateur qui vous expliquera comment modifier vos préférences en matière de cookies.

Concernant tout particulièrement les cookies de mesure d’audience, vous pouvez également les désactiver comme suit :

• Pour les cookies « Google Analytics », vous pouvez télécharger le module accessible à partir de l’adresse suivante pour les désactiver : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/

7.3. QUELS COOKIES UTILISONS-NOUS ?

Plus précisément, nous utilisons les cookies et d’autres technologies de suivi pour les finalités suivantes :

· Offrir une meilleure expérience de navigation ;

· Faciliter l’inscription à nos événements, l’ouverture d’une session, et vous permettre de nous faire part de vos commentaires plus facilement ;

· Analyser votre utilisation de nos produits, services ou applications ;

Les cookies utilisés par Notre site sont de trois types, tel que classé ci-dessous :

· Les cookies essentiels/strictement nécessaires

· Les cookies de performance

· Les cookies de fonctionnalité

7.4. Les cookies strictement nécessaires

Certains des cookies que nous utilisons sont essentiels au bon fonctionnement de notre Site. Ils ne sont généralement créés qu’en réponse à des actions que vous effectuez et qui correspondent à une demande de services, telle que la configuration de vos préférences de confidentialité, l’ouverture d’une session ou le remplissage de formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à bloquer ces cookies ou à vous notifier de leur présence, mais le bon fonctionnement de certaines parties du site pourrait alors être altéré.

7.5. Les cookies de performance

Certains cookies nous permettent d’optimiser la performance et le design de Notre site. Ils nous permettent d’évaluer le nombre de fois qu’une page a été visitée, de déterminer les pages les plus et les moins fréquemment visitées et de connaître les habitudes de navigation des visiteurs sur le site. Toutes les informations collectées par ces cookies sont agrégées et donc anonymes. Si vous n’acceptez pas l’utilisation de ces cookies, nous ne saurons pas quand vous avez visité notre site.

7.6. Les cookies de fonctionnalité

Certains cookies nous aident à mémoriser les paramètres que vous avez sélectionnés ou vous offrent d’autres fonctionnalités lorsque vous naviguez et utilisez Notre site. Cela nous permet de mémoriser vos choix ; ainsi, lorsque vous visiterez à nouveau le site, nous nous souviendrons de vos préférences.

Ces cookies permettent d’améliorer les fonctionnalités et les options de personnalisation. Si vous n’acceptez pas l’utilisation de ces cookies, une partie ou la totalité de ces fonctionnalités pourrait ne pas fonctionner correctement.

En naviguant sur Notre site, vous acceptez que des cookies soient utilisés sur votre ordinateur ou votre appareil. Si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies, nous vous recommandons de cesser l’utilisation de Notre site ou de consulter vos paramètres de navigation.

8. MISE A JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de mettre à jour ou modifier cette politique de protection des données à caractère personnel de temps à autre et ce sans vous adresser de préavis. Nous publierons un avis de mise à jour que nous mettrons en exergue sur la page d’accueil du Site pour vous informer de toute modification significative de cette politique et nous vous indiquerons la date de dernière mise à jour.

9. COMMENT NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne cette politique, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse : circles.privacy@sodexo.com ou à contacter notre Global Data Protection Office à l’adresse suivante : dpo.group@sodexo.com.

Dernière mise à jour : 22 mai 2018